Учебната програма има нужда от чатбот

Plamen MILTENOFF

Podcast

Подкаст

For years, university instructors have repeated one familiar phrase when students ask about deadlines, grading, attendance, or assignments: “It is in the syllabus.”
In Matt Brophy’s opinion, this response signals a communication failure rather than a student failure. His LinkedIn post, together with the discussion it generated, raises a practical question for higher education: should the syllabus remain a static document, or should it become an interactive support system?
The debate points to four connected themes.

1. The syllabus has become difficult to use
Most syllabi no longer serve only students. They also contain institutional regulations, accreditation requirements, legal statements, academic integrity policies, accessibility information, assessment rules, and administrative procedures.
The result can be a document of 10 or 15 pages, written partly for administrators and partly for students. Important course information becomes difficult to locate.
Brophy compares this experience to contacting technical support and being told to read the terms of service. The information may exist, but students still struggle to find, understand, and apply it.
The comments suggest one response: universities should move standard institutional information to a central webpage and keep course syllabi shorter. A syllabus might focus on the course purpose, learning outcomes, assessment, materials, communication, and key expectations.

2. Access to information is an inclusion issue
The difficulty affects students differently.
First-generation students may not understand unwritten university practices, such as when to attend office hours, how to request clarification, or when an extension is appropriate. Multilingual students may struggle with institutional terminology. Students with ADHD, dyslexia, working-memory limitations, or different processing speeds may find dense documents difficult to navigate.
A syllabus chatbot can provide another route to the same information. Students might ask:
“What do I need to complete this week?”
“How is my final grade calculated?”
“What happens if I miss a class?”
“Can you explain the late-work policy in plain language?”
The bot should answer from the syllabus, quote or cite the relevant section, and direct students back to the official document. The syllabus remains authoritative. The chatbot becomes the interface.

3. The syllabus can become relational and dynamic
Several commenters extend Brophy’s idea: the syllabus should become more relational, meaning that students interact with it rather than read it once during the first week.
Michelle Kassorla asks students to upload the syllabus to a Gemini Notebook and complete activities with it. Susan Ray proposes asking students to question the syllabus, submit the conversation, and reflect on whether the answers helped them. Patrick Dempsey recommends introducing this practice on the first day and encouraging students to continue using the syllabus throughout the semester.
This changes the syllabus from an orientation document into a semester-long learning resource.
A chatbot might also support planning. Students can ask it to identify major deadlines, create a study schedule, explain assessment criteria, or summarize the preparation required for the next class.

4. A chatbot should support, not replace, human communication
Thomas Hormaza Dow raises an important concern. Students also need access to instructors. Some questions require discussion, interpretation, encouragement, or judgment.
A chatbot cannot decide whether a student deserves an extension. It should not interpret sensitive personal circumstances or make decisions about grades. It should not become a barrier between students and faculty.
The strongest model combines both forms of support.
The chatbot handles repeated, factual questions at any time. The instructor handles personal, complex, and academic questions. This can reduce repetitive email while leaving more time for meaningful conversations.

Recommendations for faculty
Faculty can begin with a small pilot.
Choose one course and prepare a clear, updated syllabus. Remove duplicated institutional information where university rules already appear elsewhere. Upload the syllabus and selected course materials to an approved, privacy-conscious AI tool such as NotebookLM, a controlled chatbot, or an institutional platform.
Provide students with five sample questions during the first class. Ask them to test the chatbot and compare its answers with the official syllabus. Require the system to cite the source passage in every response.
Faculty should also define boundaries. The bot may explain course information, but it should not change policies, calculate unofficial grades from incomplete data, or make decisions about individual cases.
The wider lesson concerns course design. When students repeatedly ask the same questions, the problem may lie in attention, but it may also lie in how information is structured and communicated.
“It is in the syllabus” ends the conversation.
A syllabus chatbot can help students begin one.

Когато студент попита за срок, оценяване, отсъствие или задание, преподавателят често отговаря: „Пише го в учебната програма.“
Този отговор изглежда логичен. Информацията е предоставена, документът е публикуван, а студентът носи отговорност да го прочете. Според Мат Брофи обаче фразата не решава проблема. Когато студентите продължават да не разбират правилата, очакванията и пътя към успешно завършване на курса, трябва да разгледаме и начина, по който представяме информацията.
В пост на LinkedIn Брофи предлага практично решение: чатбот към учебната програма. Последвалите коментари развиват идеята и очертават важни насоки за преподавателите във висшето образование.

1. Учебната програма вече не е само за студентите
През годините учебните програми постепенно са се превърнали в дълги административни документи. Освен информацията за дисциплината, те съдържат правила за оценяване, академична почтеност, използване на изкуствен интелект, достъпност, отсъствия, комуникация, акредитационни изисквания и други институционални текстове.
Така важната за студентите информация се скрива сред множество формални раздели.
Участници в дискусията предлагат университетите да изнесат общите правила в централизирана онлайн страница. Учебната програма може да остане по-кратка и да се фокусира върху съдържанието на курса, резултатите от обучението, оценяването, материалите, основните срокове и комуникацията с преподавателя.

2. Достъпността е част от дизайна на курса
Дългите и сложно написани документи не затрудняват всички студенти еднакво.
Студентите, които са първите в семейството си, постъпили в университет, невинаги познават неписаните академични правила. Те може да не знаят кога е подходящо да потърсят преподавателя, как да поискат разяснение или какво означава „активно участие“.
Чуждестранните студенти и студентите, които учат на нероден език, могат да срещат трудности с административната терминология. Студентите с дислексия, ADHD, ограничения на работната памет или различна скорост на обработване на информацията също могат трудно да се ориентират в документ от десет или петнадесет страници.
Чатботът предлага допълнителен достъп до същата информация. Студентът може да попита:
„Какво трябва да подготвя за следващото занятие?“
„Как се формира крайната оценка?“
„Какво трябва да направя, ако пропусна две занятия?“
„Обясни ми правилата за закъснели задания на разбираем език.“
Отговорът трябва да се основава единствено на учебната програма, да посочва съответния раздел и да насочва студента към официалния текст. Учебната програма остава основният източник. Чатботът улеснява достъпа до нея.
3. От документ за първата седмица към ресурс за целия семестър
Коментарите към публикацията показват, че идеята може да се приложи без разработване на сложна система.
Някои преподаватели качват учебната програма и материалите за курса в NotebookLM или Gemini Notebook. Още в началото на семестъра студентите получават задача да зададат въпроси, да проверят отговорите спрямо оригиналния документ и да споделят какво са научили.
Тази дейност има няколко цели. Студентите се запознават с организацията на курса, упражняват проверка на генерирани отговори и учат как да използват AI инструмент, основан на конкретни източници.
Чатботът може да подпомага и планирането. Той може да изведе важните срокове, да обобщи задачите за следващите седмици или да предложи учебен график. Преподавателят трябва предварително да провери дали сроковете и правилата се интерпретират правилно.

4. Чатботът не заменя преподавателя
Един от коментарите поставя основателен въпрос: защо студентите да разговарят с машина, вместо с преподавателя?
Отговорът не трябва да противопоставя двете възможности.
Чатботът може да отговаря на повтарящи се фактологични въпроси по всяко време. Преподавателят остава необходим при лични обстоятелства, обратна връзка, академични затруднения, оценяване и решения, които изискват професионална преценка.
Системата не трябва да решава дали студент има право на удължен срок, да обещава изключения или да променя правилата на курса. При подобни въпроси тя трябва да насочва студента към преподавателя.

Какво могат да направят преподавателите в ИУ – Варна?
Не е необходимо всяка дисциплина веднага да получи собствен специално разработен чатбот. По-подходящо е да започнем с малък пилотен проект.
Изберете една дисциплина и прегледайте учебната програма от гледната точка на студентите. Съкратете повторенията, обяснете неясните понятия и проверете дали лесно се откриват сроковете, правилата за оценяване и начините за комуникация.
След това качете програмата и избрани материали в одобрен инструмент, който отговаря на изискванията за защита на данните. Настройте го да работи само с предоставените източници и да посочва откъде извлича всеки отговор.
В първото занятие дайте на студентите няколко задачи: да открият ключов срок, да обяснят правило за оценяване, да формулират въпрос за неясен раздел и да сравнят отговора на системата с официалния документ.
В края на първия месец съберете обратна връзка. Кои въпроси са задавани най-често? Къде чатботът е допуснал грешки? Кои части от учебната програма трябва да бъдат пренаписани?
Това е и възможност за общоуниверситетска работа. НИИ може да подкрепи преподавателите чрез примерен модел, кратко обучение, набор от проверени въпроси и критерии за оценяване на точността, достъпността и защитата на данните.
Призив към преподавателите
Преди началото на следващия семестър изберете една своя учебна програма и я тествайте като студент.
Можете ли за по-малко от минута да откриете как се формира оценката, какво следва при отсъствие и как студентът може да потърси помощ?
След това качете документа в подходящ AI инструмент и задайте същите въпроси. Проверете всеки отговор и преценете дали системата улеснява достъпа до информацията.
Не започвайте с въпроса „Кой чатбот да използвам?“.
Започнете с въпроса „Коя информация студентите ми трудно откриват, разбират или прилагат?“.
Споделете своя опит с НИИ. Един малък пилот в една дисциплина може да помогне да разработим общ модел за по-достъпни, ясни и ориентирани към студентите учебни програми в Икономически университет – Варна.